XNote Web, Toplantı Botu ve takvim entegrasyonları aracılığıyla ses kaydını destekler. Web'de manuel mikrofon kaydı yoktur; bunun için mobil uygulamayı kullanın.
Toplantılar sayfası, tüm ses oturumlarınızı duyarlı bir tabloda (1-3 sütun) gösterir. Oturumları başlığa göre arayabilirsiniz. Her kart, sağlayıcı logosunu, başlığı, durum rozetini, süreyi ve görev sayısını gösterir. Üst kısımdaki renk kodlu ses dakikası kartları, kalan kotanızı gösterir (yeşil = 30+ dk, mavi = 6-30 dk, sarı = 1-5 dk, kırmızı = tükendi).
Kenar çubuğunda, ses özellikleri Ses (Voice) grubu altında yer alır: Toplantılar (bu bölüm), Toplantı Durumu (3.9.8), Yüklemeler (3.9.9) ve Kılavuz (3.9.10).
3.9.1 Toplantı Botu (Toplantıya Bot Gönderme)
Sol başlıktaki "Kayda Başla" öğesine tıklayın
- Toplantı bağlantısını girin. XNote, platformu (Google Meet, Zoom veya Microsoft Teams) otomatik olarak algılar ve URL geçerli olduğunda bir onay işaretiyle birlikte sağlayıcı rozeti gösterir.
- İsteğe bağlı olarak ayarlayın:
- Bot adı (varsayılan: "XNote Note Taker"). Bu ad, toplantı katılımcı listesinde görünür.
- Transkripsiyon dili: Otomatik Algıla (varsayılan) veya 14 dil arasından seçin.
- Ne zaman katılacağı: "Hemen Katıl" (varsayılan) veya tarih/saat seçici ve süre (15, 30, 45 veya 60 dakika) ile "Daha Sonrası İçin Planla".
- "Bot Gönder" öğesine tıklayın.
Kalan ses dakikalarınız, iletişim penceresinde renk kodlu durum göstergesiyle gösterilir. Kotanız tükenmişse Bot Gönder düğmesi devre dışı kalır.
Şu anda başka bir toplantıda bir bot etkinse, önce onu durdurmanız gerektiğini açıklayan kehribar renginde bir uyarı görüntülenir. Başka bir toplantı için bir bot planlanmışsa, bunun iptal edileceğini ve yeni bot tamamlandıktan sonra otomatik olarak yeniden katılacağını belirten mavi bir bilgi mesajı görüntülenir.
İşlem başarılı olduğunda, "Bot katılıyor!" (veya "Bot planlandı!") ifadesiyle birlikte yeşil bir onay işareti görüntülenir.
3.9.2 Ses Oturumu Ayrıntısı
Ayrıntı sayfasını açmak için herhangi bir ses oturumuna tıklayın. Ayrıntı sayfası şu bölümlerden oluşur:
Genel Bakış Bölümü:
- Yapay zeka tarafından oluşturulan özeti markdown işlemesiyle birlikte gösterir (bkz. 3.9.3)
- Dalga formu, ilerleme çubuğu, oynat/duraklat ve geçerli süre / toplam süre gösterimi içeren ses oynatıcı
- Konuşmacı seçici açılır menü
- Sayı rozetiyle birlikte eylem maddeleri bölümü (bkz. 3.9.5)
Transkript Sekmesi:
- Renkli noktalarla konuşmacıya göre gruplandırılmış tam transkript
- Her segment, konuşmacı adını (yeniden adlandırmak için tıklanabilir bkz. 3.9.4), zaman damgasını (sesi sarmak için tıklanabilir) ve oynatma sırasında sözcük düzeyinde vurgulamayla birlikte söylenen metni gösterir
- Sesin o noktasına atlamak için herhangi bir sözcüğe veya zaman damgasına tıklayın
Notlar Sekmesi:
- Bu kayda bağlı defter sayfalarını gösterir (bkz. 3.9.6)
- Durum rozetleriyle birlikte sayfa küçük resimleri (Otomatik, Dahil, Yeni)
- Kaldır düğmesini göstermek için bir sayfanın üzerine gelin
- Daha fazla sayfa eklemek için "Sayfaları Bağla" düğmesi
Oturum Başlığı:
- Oturum başlığı (satır içinde düzenlemek için tıklayın)
- Toplantı sağlayıcısı logosu ve süre
- Seçenekler menüsü (üç nokta): Sil, İndir vb.
Paylaş:
- Kaydı paylaşmak için paylaşım bağlantısı düğmesine tıklayın (bkz. 3.9.7).
3.9.3 Özet ve Şablonlar
Bir kayıt tamamlandıktan sonra, transkripti ve yapay zeka özetini oluşturmak için bir özet şablonu seçin.
- Kayıtta "Oluştur" öğesine tıklayın.
- Açılır menüden bir şablon seçin (Varsayılan, Toplantı Notları, Eylem Maddeleri vb.).
- Özet, biçimlendirilmiş markdown metni olarak işlenmiş şekilde ana alanda görüntülenir. Özeti düzenlemek için: Bir metin alanına geçmek için "Düzenle" öğesine tıklayın. Metni değiştirin ve "Kaydet" öğesine ya da iptal etmek için "İptal" öğesine tıklayın.
Yeniden oluşturmak için: Geçerli veya farklı bir şablonla özetlemeyi yeniden tetiklemek için yeniden oluştur düğmesine tıklayın.
3.9.4 Konuşmacı Tanımlama ve Yeniden Adlandırma
Konuşmacılar otomatik olarak benzersiz renkli noktalarla Konuşmacı 1, Konuşmacı 2 vb. olarak tanımlanır.
Bir konuşmacıyı yeniden adlandırmak için:
- Transkriptteki konuşmacı adına tıklayın.
- Geçerli adı ve bir giriş alanını içeren yeniden adlandırma penceresi görüntülenir.
- Yeni adı girin ve "Kaydet" öğesine tıklayın.
Ad, tüm transkript genelinde anında güncellenir.
3.9.5 Eylem Maddeleri
Eylem maddeleri çıkarılırsa, Genel Bakış sekmesinde bir sayı rozeti görüntülenir.
Her eylem maddesi şunları gösterir:
- Onay kutusuyla birlikte görev açıklaması
- Atanan kişi (tanımlanmışsa)
- Son tarih (belirtilmişse)
- Öncelik düzeyi (yüksek / orta / düşük)
"Görevlere Ekle" düğmesi Bir eylem maddesini Görevlerinize kaydetmek için üzerindeki "Görevlere Ekle" öğesine tıklayın (bkz. 3.12). Tüm eylem maddeleri eklendiğinde, bir tamamlama göstergesi görüntülenir.
3.9.6 Sayfaları Kayda Bağlama
Bağlam için defter sayfalarını bir kayda bağlayın.
- Notlar sekmesinde "Sayfaları Bağla" öğesine tıklayın.
- Defterlerinizin solda listelendiği (katlanabilir) bir pencere açılır. Sayfalarını küçük resimlerden oluşan bir tablo (2-4 sütun) halinde göstermek için bir deftere tıklayın.
- Seçmek için sayfalara tıklayın. Seçilen sayfalar mavi bir kenarlık ve onay işareti gösterir.
- Her sayfada durum rozetleri görüntülenir:
- Otomatik: Kayıt sırasında yazılanlara göre otomatik olarak bağlandı
- Dahil: Önceki yapay zeka özeti bağlamına dahil edildi
- Yeni: Yeni seçildi, henüz özete dahil edilmedi
- Onaylamak için "X Sayfayı Bağla" öğesine tıklayın.
Bir sayfa sayacı, kaç sayfanın seçildiğini gösterir (ör. "3 sayfa seçildi"). Özet oluşturulduktan sonra sayfalar eklenir veya değiştirilirse, bir başlık sizi özeti güncellenen sayfalarla yeniden oluşturmanız için yönlendirir.
3.9.7 Paylaşma ve Ses Dakikaları
Bir Kaydı Paylaşma:
- Bir ses oturumu açın ve paylaşım bağlantısı düğmesine tıklayın.
- Bir son kullanma süresi seçin:
- 7 gün (varsayılan)
- 30 gün
- 1 yıl
- Asla
- İsteğe bağlı olarak, katılımcılarla paylaşmak için e-posta bildirimini etkinleştirin.
- "Paylaşım Oluştur" öğesine tıklayın.
Paylaşılan bağlantı, yapay zeka tarafından oluşturulan özeti içerir. Ses dosyası gizli kalır. Bir bağlantı oluşturulduktan sonra şunları yapabilirsiniz:
- Bağlantıyı panoya kopyalayın
- Bağlantıyı yeni bir sekmede açın
- Erişimi devre dışı bırakmak için bağlantıyı iptal edin
Sağ alttaki bir "Paylaşılan Bağlantılar" açılır menüsü, bu kaydın tüm etkin paylaşımlarını, her biri için kopyalama, açma ve iptal etme seçenekleriyle birlikte gösterir.
Ses Dakikaları ve Sınırlar:
Ses dakikaları, bot kayıtları ve takvim kayıtları arasında paylaşılır.
Her kart, kalan dakikaları tam olarak ve hızlı eylem düğmelerini gösterir: "Planları Görüntüle" veya "Daha Fazla Dakika Ekle".
Daha fazla dakika almak için planınızı yükseltin veya Ayarlar -> Abonelik bölümünden ek paket dakikaları satın alın.
3.9.8 Toplantı Durumu
Toplantı Durumu ekranı (Ses → Toplantı Durumu), kayıt botlarınızın canlı ve son durumunu tek bir yerde izler. Bir bot etkin olduğunda kenar çubuğu öğesinde kırmızı bir nokta belirir.
Devam Eden. Şu anda çalışan botlar, Kaydediyor veya Katılıyor gibi bir canlı durumla, bir Canlı rozetiyle ve botu durdurma denetimiyle birlikte en üstte görünür.
Oturum listesi. Aşağıda, tüm kayıt oturumları haftaya göre gruplandırılır. Anahtarlarla filtreleyin; Devam Eden, Tamamlanan, Transkripsiyon Gerekiyor, Başarısız ya da Tümü öğesine tıklayın. Başlığa veya anahtar kelimeye göre arayın, liste ve tablo görünümü arasında geçiş yapın ve haftaları tarihe ya da her hafta içindeki başlıklara göre sıralayın.
Yeniden Dene. Bir bot yeniden denenebilir bir nedenle başarısız olduysa, bir Yeniden Dene düğmesi onu yeniden göndermenize olanak tanır.
Hiç oturum olmadığında, ekran "Henüz kayıt oturumu yok" mesajını gösterir.
3.9.9 Yüklemeler
Yüklemeler ekranı (Ses → Yüklemeler), XNote mobil uygulamasından kaydedilip yüklenen ses kayıtlarını listeler. Örneğin, telefonunuzda kaydedilen yüz yüze toplantılar veya dersler. Her yükleme otomatik olarak yazıya dökülür ve özetlenir.
Oturumlar haftaya göre gruplandırılır; her biri bir işleme durumu gösterir: Yükleniyor…, Yazıya dökülüyor…, Özetleniyor…, Transkripsiyon Gerekiyor, Özet Gerekiyor, Tamamlandı veya Başarısız. Tamamlanan / Transkripsiyon Gerekiyor / Başarısız anahtarlarıyla (veya Tümü) filtreleyin, başlığa veya anahtar kelimeye göre arayın, liste ve tablo görünümü arasında geçiş yapın ve tarihe göre sıralayın.
Transkriptin, yapay zeka özetinin, konuşmacıların ve eylem maddelerinin tıpkı bir toplantı kaydı gibi çalıştığı ayrıntı görünümünü açmak için herhangi bir yüklemeye tıklayın (bkz. 3.9.2–3.9.5).
Liste boş olduğunda, ekran "Henüz yükleme yok. Ses kayıtları kaydetmek ve yüklemek için XNote mobil uygulamasını kullanın." mesajını gösterir.
3.9.10 Kılavuz
Kılavuz ekranı (Ses → Kılavuz, ayrıca Not Alıcı panelindeki Nasıl çalışır aracılığıyla da erişilebilir), XNote'un toplantı botunun baştan sona nasıl çalıştığını açıklar. Şunları kapsar:
- Toplantıları Otomatik Kaydetme: otomatik kaydın nasıl etkinleştirileceği ve gerekli Takvim ayarları.
- Desteklenen platformlar: Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams.
- Toplantı sırasında: botun nasıl katıldığı, tüm katılımcıları nasıl kaydettiği ve herhangi bir noktada kullanılabilen denetimler.
- Toplantı sonrasında: kaydı, transkripti, özeti ve Paylaşılan Bağlantılar'ı görüntüleme.
İlk kez otomatik toplantı notları ayarlarken bu ekranı hızlı bir başvuru olarak kullanın.