Otomasyonlar, XNote'ta belirli olaylar meydana geldiğinde otomatik olarak eylemler gerçekleştiren kurallar oluşturmanıza olanak tanır.
Önemli: Otomasyonların kullanılabilirliği planınıza bağlıdır.(bkz. 4.1 plan limitleri için).
2.13.1 Otomasyonları Görüntüle
Ayarlar -> Otomasyonlar bölümüne giderek tüm otomasyonlarınızı 2 sütunlu bir tabloda görebilirsiniz. Her kart şunları gösterir:
- Otomasyon adı
- Açıklama (1 satır, kısaltılmış)
- Tetikleyici türü simgesi (olay tabanlı için flaş, zaman tabanlı için saat)
- Durum göstergesi (yeşil nokta = Etkin, kırmızı nokta = Etkin Değil)
- İlk 2 işlem hizmeti simgesi (Gmail, Slack, Drive, vb.) ve daha fazla işlem varsa "+N" göstergesi
- Düzenle, Sil veya Etkinleştir/Devre Dışı Bırak için üç noktalı menü
Üst düzey işlemler:
- Geçmiş düğmesi (saat simgesi): Yürütme geçmişini görüntüle (bkz 2.13.6)
- Hizmetler düğmesi (bağlantı simgesi): Bağlı hizmetleri yönet (bkz 2.13.5)
- Üç noktalı menü: Toplu işlemler Tümünü Etkinleştir, Tümünü Devre Dışı Bırak veya Tümünü Sil
Otomasyonları etkinleştirirken, XNote iş akışı kotanızı kontrol eder. Plan limitinize ulaşıldığında, yükseltme yapmanız veya hangi otomasyonların etkin kalacağını seçmeniz istenir.
Henüz hiç otomasyonunuz yoksa, ekranda başlamanıza yardımcı olacak mevcut şablonlar görüntülenir.
2.13.2 Otomasyon Oluşturma
5 adımlı bir akış başlatmak için "Yeni Otomasyon Oluştur" (alttaki gradyan düğmesi) seçeneğine dokunun:
Adım 1: Temel Bilgiler:
Bir ad (zorunlu) ve açıklama (isteğe bağlı) girin.
Adım 2: Tetikleyici:
Otomasyonu neyin başlatacağını seçin:
- Not: Bir not güncellendiğinde. Tetikleyici modunu seçebilirsiniz:
- Her güncelleme: Herhangi bir değişiklikte tetiklenir
- Yalnızca yeni içerik: Yalnızca yeni içerik eklendiğinde tetiklenir
- Görev: Bir görev oluşturulduğunda veya tamamlandığında
- Etkinlik: Bir takvim etkinliği oluşturulduğunda veya güncellendiğinde
- Zaman: Tekrarlayan bir programda:
- Saatlik: Her saat başı çalışır
- Günlük: Her gün belirli bir saatte çalışır (zaman seçici)
- Haftalık: Belirli bir gün ve saatte çalışır (gün seçici + zaman seçici)
- Aylık: Ayın belirli bir gününde ve saatte çalışır (1-31. gün + zaman seçici)
Zamana dayalı tetikleyiciler için ayrıca bir defter ve içerik türü (el yazısı, metin veya her ikisi) seçmeniz gerekir. 3. Adım: Koşullar:
İsteğe bağlı olarak bir veya daha fazla koşul ekleyin (VE mantığıyla bağlantılı):
- Metin bir anahtar kelime içeriyor (not, görev ve olay tetikleyicileri için kullanılabilir)
- Görev önceliği: Yüksek, orta veya düşük olarak filtreleyin (yalnızca görev tetikleyicileri için)
- Koşul yok: Her zaman yürüt (varsayılan)
Zaman tabanlı tetikleyiciler için koşullar kullanılamaz.
Adım 4: Eylemler:
Otomasyon tetiklendiğinde ne olacağını seçin (en fazla 10 eylem):
- Gmail: E-posta gönder
Yapılandır: alıcılar (kime, cc, bcc), konu ve içerik (manuel metin, yapay zeka istemi veya otomatik oluşturulmuş). {{content}} yer tutucusunu kullanabilirsiniz. "Test" düğmesi, test e-postası göndermenizi sağlar.
- Google Drive: Dosya oluşturun veya güncelleyin
Yapılandır: dosya adı, dosya biçimi (PDF, DOCX, TXT, HTML). Zamana dayalı tetikleyiciler için kullanılabilir.
- Google Takvim: Takvim etkinliği oluşturun
Yapılandır: takvim seçimi, etkinlik özeti (gerekli), açıklama.
- Google Görevler: Görev oluşturun
Yapılandır: görev listesi seçimi, görev başlığı, notlar, son tarih.
- Slack: Bir kanala veya DM'ye mesaj gönderin
Yapılandır: mesaj içeriği (manuel, yapay zeka istemi veya otomatik), arama ile kanal ve/veya kullanıcı seçimi. {{content}} yer tutucusunu kullanabilirsiniz. "Test" düğmesi, test mesajı göndermenizi sağlar.
Her işlem bağlantı durumunu gösterir. Yapılandırmadan önce hizmete bağlanmalısınız.
Adım 5: Gözden Geçirme:
Kaydetmeden önce otomasyon ayarlarınızı gözden geçirin.
2.13.3 Otomasyonu Düzenleme
Mevcut bir otomasyonu düzenlemek için, kartındaki üç noktalı menüye dokunun ve "Düzenle"yi seçin. Aynı 5 adımlı akış, mevcut ayarlarınız önceden doldurulmuş olarak açılır.
Şunları değiştirebilirsiniz:
- Ad ve açıklama
- Koşullar ve koşul değerleri
- Eylem yapılandırmaları
Tetikleyici kategorisini değiştiremezsiniz (örneğin, not tetikleyicisinden zaman tabanlı tetikleyiciye geçiş). Farklı bir tetikleyici türüne ihtiyacınız varsa, bunun yerine yeni bir otomasyon oluşturun.
2.13.4 Otomasyon Şablonları
XNote, hızlı bir başlangıç için 23 önceden oluşturulmuş şablon sunar. Şablonlar kategoriye göre düzenlenmiştir:
- Verimlilik (7 şablon): Görev takibi, günlük toplantı, beyin fırtınası yakalama vb.
- Bildirimler (7 şablon): Uyarılar, hatırlatıcılar, acil durum bildirimleri vb.
- Organizasyon (9 şablon): Yedekleme otomasyonu, arşiv sistemi, randevu takibi vb.
Örnekler:
- Toplantı Notları Senkronizasyonu: Güncellemelerden sonra notları Google Drive'a senkronize edin
- Acil Durum Uyarısı: Bir not "acil durum" içeriyorsa e-posta gönderin
- Haftalık Yedekleme: Notları her Pazartesi Drive'a otomatik olarak yedekleyin
- Görev Oluşturma Takipçisi: Google Görevi oluşturun + yeni görevler için Slack mesajı gönderin
Oluşturma formunu önceden doldurmak için bir şablona dokunun. Kaydetmeden önce tüm alanları özelleştirebilirsiniz.
Şablonlar, ana Otomasyonlar ekranında ("Tümünü Gör" bağlantısıyla yatay kaydırma çubuğunda 4 şablon) ve özel Şablonlar sayfasında (kategori filtre sekmeleriyle tam 2 sütunlu tablo) gösterilir.
2.13.5 Bağlantılı Hizmetler (Google, Slack)
Otomasyonlarda eylemleri kullanmak için öncelikle gerekli hizmetleri bağlayın. Ayarlar → Otomasyonlar → Hizmetler (başlıktaki bağlantı simgesi) bölümüne gidin.
Mevcut hizmetler:
- Gmail: E-posta gönderme
- Google Drive: Dosya oluşturma/güncelleme
- Google Takvim: Etkinlik oluşturma/güncelleme
- Google Görevler: Görev oluşturma/güncelleme
- Slack: Kanallara veya DM'lere mesaj gönderme
Her hizmet kartı, bağlantı durumunu ve bağlı hesap adını/e-postasını gösterir.
Bir hizmeti bağlamak için:
- Hizmet kartına dokunun.
- Tarayıcıda OAuth aracılığıyla XNote'a giriş yapın ve yetkilendirin.
Durum, hesap bilgilerinizle birlikte "Bağlı" olarak güncellenecektir.
Bağlantıyı kesmek için: Hizmet kartına tekrar dokunun ve onaylayın. Etkin otomasyonlar bu hizmete bağlıysa, etkilenen otomasyonları ad ve sayı olarak listeleyen bir uyarı iletişim kutusu görünecektir. Bağlantıyı kesmek, bu otomasyonları devre dışı bırakacaktır.
Menüden tüm hizmetlerin bağlantısını aynı anda da kesebilirsiniz.
2.13.6 Otomasyon Geçmişi
Otomasyonlar başlığındaki saat simgesine dokunarak yürütme geçmişini görüntüleyebilirsiniz.
Her giriş şunları gösterir:
- Otomasyon adı
- Tetikleyici olay türü (örneğin, "Not Güncellendi", "Görev Oluşturuldu")
- Yürütme zaman damgası (tarih biçimi ayarınıza göre biçimlendirilmiş)
- Durum simgesi: Beklemede (sarı), Tamamlandı (yeşil onay işareti), Başarısız (kırmızı X)
- Eylem başına sonuçlar: Her eylem kendi durumu (beklemede, tamamlandı veya başarısız), başlangıç/tamamlama zamanı ve başarısız olması durumunda hata mesajı ile listelenir.
Geçmiş, en son yürütmelerden başlayarak sıralanır.